Managementul documentelor

Transformă modul în care realizezi managementul documentelor cu Team Space

“Acum este mult mai simplu să adaug, trimit, găsesc documentele necesare din proiect. În plus nu mai stau cu griji că aș putea trimite clientului un document care nu ar trebui să ajungă la el, accesul personalizat oferit de Teams Space m-a scăpat de grji.”

EmilProject Manager

De ce este necesară digitalizarea fluxurilor de documente?

Scenariul este simplu: un coleg îți cere cea mai recentă versiune a unui document și are nevoie urgent de el. Îl cauți prin email-uri, întrebi un alt coleg, îl cauți pe server. Nici acolo nu ai mai mare noroc.

Iată ce spun studiile făcute de PriceWaterhouseCoopers și Gartner:

  • 60% dintre angajați petrec mai mult de o oră pentru a reconstitui documente ce exista deja
  • un document este multiplicat în medie de 19 ori
  • 50% dintre angajanți petrec până la 15% din timpul lor cu lecturarea informației și până la 50% din timp căutând aceasta informație.

Alte provocări cu care te poți confrunta la nivel de organizație:

  • documente salvate în locații diferite
  • timp de căutare documente ridicat
  • neglijarea colegilor în a șterge/ arhiva/ redenumi versiunile mai vechi ale documentelor
  • stadii neclare ale versiunilor
  • fluxurile fizice de documente nu au o structura logică, clară
  • nu există niveluri de autorizare, managementul drepturilor este inexistent sau ineficient.

Îmbunătățește fluxul de documente și depășește cu succes blocajele apărute din lipsa digitalizării

Drumul către transformarea digitală și implicit către un management mai eficient al documentelor începe cu ceea ce se întâmpla în interiorul organizației și între departamentele care lucrează și colaborează zi de zi.

Iată câteva din beneficiile oferite de Team Space în digitalizarea managementului de documente:

  • acces la informații oriunde și oricând
  • fluxuri de lucru eficiente
  • actualizarea și gestiunea informațiilor într-un singur loc, la nivelul tuturor departamentelor sau serviciilor dintr-o organizație
  • productivitate crescută
  • control asupra resurselor informaționale și asupra proceselor
  • creare, prelucrare, (re)transmitere și modificare rapidă a documentelor
  • procesele decizionale eficientizate

Transformă modul în care realizezi managementul documentelor cu Team Space

 

Team Space este o soluție potrivită pentru organizații private și instituții publice, indiferent de dimensiunea sau complexitate. Oferă acces în timp real, indiferent de locație, oferind drepturi de acces definite la nivel de utilizator sau departament.

Team Space este o platformă robustă care excelează ca functionalități colaborative, asigurând un management eficient al documentelor.

Team Space are o interfață prietenoasă, ușor de utilizat, chiar și de persoanele non-tehnice.

Fă primul pas către digitalizare cu Team Space

E timpul să introduci tehnologia digitală în anumite procese din afacere?
Începe cu trecerea documentelor în format digital.

Contactează-ne