Context
Digitalizarea companiilor înseamnă regândirea modului de lucru al angajaților, a modului în care se întocmesc documentele și a proceselor interne. De multe ori un proiect de digitalizare începe cu una din cele trei zone și apoi se urmărește extinderea și în restul zonelor, obiectivul principal fiind acela de a eficientiza proceselor interne și îmbunătățirea comunicării și colaborării angajaților.
Digitalizarea proceselor în țara noastră a prins avânt o data cu pandemia, dar conform raportului DESI (The Digital Economy and Society Index) din 2022, România ocupă ultimul loc la gradul de digitalizare al economiei și al societații.
Transformarea digitală este esențială pentru companiile de astăzi – dacă pandemia de Covid-19 ne-a învățat ceva, este că trebuie să fim pregătiți cu o strategie detaliată de continuitate a afacerii. Acest lucru poate fi realizat numai atunci când ai acces securizat 24/7 la informații, documente, date, oriunde și oricând ai nevoie sau în caz de urgență.
Este tot mai clar că transformarea digitală este o necesitate pentru orice afacere, nu doar corporații. Dar, desigur, transformarea digitală necesită o planificare amănunțită. Iată întrebări pe care să ți le pui de a face un pas către transformarea digitală:
- Ce înseamnă transformarea digitală pentru industria în care activezi și în special pentru compania ta? (claritate)
- Este necesară adoptarea transformării digitale în cazul în care compania mea generează venituri mulțumitoare? Va fi compania mai eficientă în perioada următoare, fără digitalizare?
- Care este planul pentru obiectivele companiei? (planificare)
- Cum va fi nevoie să se transforme/să se adapteze echipa și procesele de business la noul mediu de lucru digital? (înțelegere)
Ce înseamnă transformarea digitală pentru documentele tale?
Una din zonele importante ale companiei din care începe de obicei digitalizarea este partea de management al documentelor. Procesele de gestionare a documentelor pe hârtie există de ani de zile și vor face întotdeauna parte chiar și într-un spațiu de lucru modern, dar a le face o parte centrală a afacerii tale nu este practic în ceea ce privește securitatea, stocarea și costul. Ca să nu mai vorbim de sustenabilitate.
Ultimii ani au adus strategii mature de gestionare a documentelor, cărora li se alătură și integrarea cu alte tehnologii, precum arhivarea electronică. Capacitatea de a accesa documente de oriunde este cel mai important indicator al transformării digitale în managementul documentelor.
Documentele conțin date și informații, iar acestea sunt un atu crucial pentru orice afacere. În plus, aceste date ajung ulterior în alte departamente: contabilitate, management, achiziții, producție, marketing, etc. Prin urmare, este nevoie de un management adecvat pentru a asigura un control complet asupra tuturor informațiilor și documentelor.
Te gândești la drive-urile partajate? Think again. Acestea nu oferă un nivel ridicat de securitate, nu sunt întreținute și se transformă în cimitire digitale în care toate datele sunt îngropate și nimeni nu va putea găsi nimic.
Team Space este o platformă digitală de colaborare creată pentru echipe și lucrul cu clienții, cu capacități puternice de gestionare a documentelor. Este vorba despre o modalitate simplă de a conecta echipe pentru o colaborare eficientă, indiferent de unde se află sau modul de lucru (birou, acasă, hybrid).
Transformare digitală pentru fluxuri de lucru și automatizare
Transformarea digitală facilitează automatizarea prin utilizarea fluxurilor de lucru în conformitate cu procesele dvs. de afaceri, generând eficiență operațională maximă. Automatizarea crește productivitatea, eficiența muncii, calitatea produsului.
Echipa ta are nevoie de un sistem robust și sofisticat pentru stocarea documentelor, oferindu-i acces securizat de oriunde și oricând. Team Space facilitează colaborarea în echipă și permite o perspectivă digitală, poate stimula capacitatea de inovare a echipei și poate obține un avantaj competitiv în era digitală.
Cât de urgentă este nevoia de transformare digitală?
Transformarea digitală ar putea aduce beneficii uriașe managementului documentelor, dar cât de urgentă este nevoia de transformare?
- În cazul în care ai integrat deja procese digitale în orice alte departamente ale companiei, digitalizarea managementului de documente este următorul pas evident.
- Dacă te gândești să faci primul pas, gestionarea documentelor este pasul ideal pentru începerea adoptării transformării digitale.
Un sistem de management al documentelor, precum Team Space, permite companiilor să regândească modul în care gestionează documentele și fișierele. Indiferent dacă lucrează cu agende de întâlniri, rapoarte, comenzi de achiziție sau formulare de înscriere, companiile care trec de la procesele bazate pe hârtie la procesele automatizate îmbunătățesc eficiența angajaților, economisind în același timp resurse.
Planifică digital pentru a optimiza atât procesele existente cât și cele viitoare
Transformarea digitală îți permite să reorganizezi procesarea documentelor, în moduri care să acopere documentele deja înregistrate și să găzduiască fluxurile de lucru de care vei avea nevoie în viitor.
Team Space include un modul de top de gestionare a documentelor care îți permite să prioritizezi activitățile necesare pentru a îmbunătăți performanța companiei din momentul implementării acestuia. Cu soluția Team Space indexezi documentele electronice într-o locație centrală, într-un timp relativ scurt. O soluție de documentare centralizată îți oferă nu numai beneficii de productivitate, ci și capacitatea de a demonstra conformitatea cu reglementările în vigoare (GDPR, de exemplu).
Alegerea unui mediu digital
De la întreprinderile mici și mijlocii până la organizații și instituții mari, toate au câteva lucruri de luat în considerare atunci când se confruntă cu alegerea potrivită a unei infrastructuri. Tendința populară la nivel global, este adoptarea soluțiilor în Cloud, însă rămân și companii care doresc să implementeze soluții On Premises sau sunt nehotărâte în privința alegerii.
Este bine să știi de la început că nu există un model specific pentru fiecare tip de organizație, dar există factori care te pot ajuta să iei cea mai bună decizie pentru afacerea ta. Pentru a ușura alegerea îți recomandăm să iei în calcul ce are de oferit fiecare opțiune, astfel vei putea alege ceva ce se potrivește companiei tale.
Managementul documentelor cu Team Space
Ce face o soluție robustă de management a documentelor? Cunoașterea caracteristicilor sale cheie te poate ajuta să înțelegi ce poate face Team Space pentru afacerea ta. Fă cunoștință cu câteva dintre exemplele de mai jos:
- Indexezi documentele electronice într-un hub central securizat
- Tu stabilești nivelul de access pentru fiecare membru al echipei, pe department sau client
- Căutarea și găsirea instantanee a documentelor
- Versionarea documentelor
- Fluxuri de lucru automatizate
- Vizibilitatea fluxului de lucru și colaborarea în echipă
- Securitate ridicată și conformitate încorporată
Concluzie
Indiferent de dimensiunea afacerii sau a echipei, companiile trebuie să se concentreze pe optimizarea sistemelor de management al documentelor și să îmbrățișeze transformarea digitală cât mai curând posibil.
Despre Team Space
Team Space ajută organizațiile și echipele să accelereze procesele de digitalizare, să stocheze, să acceseze și să conecteze date, să-și îmbunătățească colaborarea în echipă și cu clienții.
Cerințele tehnologice ale fiecărei organizații sunt unice. Indiferent de opțiunea pe care o cauți, transferul de date al mediului tău de business depinde de alegerea făcută, fie că este vorba de Cloud sau On Premises. Beneficiile cele mai mari decurg din capacitatea de a le combina.
Încă nu ești sigur care dintre cele două soluții răspunde mai bine nevoilor companiei tale? Programează o sesiune de consultanță gratuită.
